Aufgrund der aktuell geltenden Versammlungsverbote führte der Tennisclub Rutesheim seine außerordentliche Mitgliederversammlung in diesem Jahr rein virtuell durch. In Zusammenarbeit mit dem Stuttgarter IT-Dienstleister iteratec GmbH fand die Abstimmung zur Wahl des zweiten Vorstands und anderen Themen per Videokonferenz und E-Voting Software statt. 84 stimmberechtigte Mitglieder zwischen 17 und 80 Jahren nahmen an der Digital-Versammlung teil. „Wir hatten mehrere wichtige Personal- und Budgetentscheidungen zu treffen, die der Zustimmung unserer Mitglieder bedurften“ erklärt der erste Vorstand Frank Philippin. „Deshalb haben wir uns für eine virtuelle Versammlung entschieden“. Insgesamt 268 stimmberechtigte Vereinsmitglieder ab 16 Jahren waren aufgerufen, über Themen wie die Änderung der Vereinssatzung, die Wahl des zweiten Vorstands und Budgetfragen zu unserem Hallenprojekt zu entscheiden. Knapp 90 Vereinsmitglieder nahmen an der Abstimmung teil. „Das ist die mit Abstand beste Teilnahmequote der vergangenen Jahre. Wir sind sehr zufrieden über eine so hohe Beteiligung in diesen schwierigen Zeiten“, so Frank Philippin.

Diskussion via Teams – Abstimmung über DecentraVote

Die Durchführung der Versammlung erfolgte mithilfe des Video-Konferenz Tools Microsoft Teams, über das die Versammlungsteilnehmer die Agenda-Punkte verfolgen, Fragen stellen und Anträge einbringen konnten. Bei der Abstimmung über die insgesamt acht Entscheidungsbedarfe kam DecentraVote, eine elektronische Abstimmungslösung des Stuttgarter Software- und Technologieunternehmens iteratec, zum Einsatz. Hierüber konnten alle Teilnehmer von ihren PCs oder mobilen Endgeräten aus anonym und in Echtzeit abstimmen, wobei alle Stimmabgaben unveränderlich und rechtssicher erfasst und dokumentiert sind. „Die elektronische Abstimmung hat einwandfrei funktioniert. Gerade die Möglichkeit zur anonymen Stimmabgabe kam bei unseren Mitgliedern gut an“, berichtet Frank Philippin.

Einfacher Zugang für alle Altersklassen

Eine besondere Herausforderung bei der Durchführung der virtuellen Versammlung war die breite Altersspanne der Versammlungsteilnehmer. „Stimmberechtigt waren alle Vereinsmitglieder ab 16 Jahren“, so Frank Philippin. „Die Spanne der Teilnehmer reichte deshalb von 17 bis 80.“ Durch einen Probedurchlauf im Vorfeld und eine persönliche technische Betreuung durch die iteratec GmbH am Tag der Veranstaltung, konnte technischen Schwierigkeiten und Rückfragen der Teilnehmer effektiv begegnet werden.

Mögliches Modell für andere Vereine

Aktuell stehen viele Vereine angesichts der Corona-Situation vor ähnlichen Herausforderungen wie der TC Rutesheim. Laut Vorstand Frank Philippin könnte das Modell der digitalen Versammlung daher bald Schule machen. „Die positiven Rückmeldungen unserer Mitglieder zum Ablauf der Veranstaltung und die hohe Teilnahmequote machen digitale Versammlungen zu einer echten Alternative – vielleicht auch für andere Clubs“, so Frank Philippin.

Über iteratec

Mit mehr als 1.000 erfolgreichen Projekten gehört iteratec zu den führenden Experten für digitale Produktinnovation, Software- und Architekturentwicklung sowie digitale Infrastrukturen. Als End-to-End Partner für die digitale Transformation von Unternehmen und Organisationen der öffentlichen Hand macht iteratec die Potenziale digitaler Technologien nutzbar und sichert seinen Kunden langfristige Wettbewerbsvorteile in zunehmend digitalen Marktumfeldern. Das Leistungsangebot reicht von der gemeinsamen Innovationsentwicklung über die technische Umsetzung kundenindividueller Softwarelösungen und Systemlandschaften bis hin zu deren Betrieb und kontinuierlicher Weiterentwicklung sowie der Befähigung von Organisationen durch Trainings und agile Methoden. Zu den Kunden von iteratec gehören neben führenden mittelständischen Unternehmen auch DAX-Konzerne sowie verschiedene Institutionen aus dem öffentlichen Sektor. 1996 in München gegründet, beschäftigt iteratec derzeit rund 390 festangestellte Mitarbeiter*innen und 100 Studierende an sieben Standorten in Deutschland, Österreich und Polen. Seit 2019 ist ein Großteil der Belegschaft über eine Genossenschaft an der iteratec GmbH beteiligt (https://www.iteratec.de).